Reglement
Dato for Stavsmartn 2024
18. til 20. oktober
Påmelding
· Påmelding skjer elektronisk via vår hjemmeside www.stavsmartn.no og er bindende.
· Fristen for påmelding er 1. august.
· Det vil ikke bli tildelt utstillerplass før faktura er betalt.
· Stavsplassen SA forbeholder seg retten til å godkjenne/avvise utstillere som søker om påmelding.
· Det er kun vareutvalg som listes opp på påmeldingsskjemaet som tillates solgt under Stavsmartn. Ved avvik i vareutvalg, forbeholder Stavsplassen SA seg retten til å kunne bortvise utstillere uten refusjon av avgifter.
Utstilleraften
· Lørdag kveld arrangerer vi middag for våre utstillere. En billett til middagen er inkludert i påmeldingsgebyret. Billettene er personlige og kan ikke overdras til andre. Utover disse koster hver billett kr 150,- og bestilles via påmeldingsskjemaet.
· Billettene hentes på Martnskontoret ved ankomst. Alle som ønsker å delta på middagen, må melde seg på før fredag 18. oktober kl. 12:00.
Avbestilling
· Ved avbestilling før 1. september, vil alle innbetalte avgifter, med unntak av påmeldingsgebyret, bli refundert.
· Ved avbestilling etter 1. september, eller ved manglende oppmøte, må alle avgifter betales, uansett grunn for avbestilling. Utstiller må selv sørge for avbruddsforsikring i slike tilfeller.
Plassering
· Stavsplassen SA er opptatt av å gi både utstillere og publikum en best mulig opplevelse under Stavsmartn. For å få en velfungerende arena og rettferdig fordeling av utstillere på området, forbeholder Stavsplassen SA seg retten til å plassere utstillere.
· Eventuell misnøye med tildelt plass gir ingen refusjon av plassleie.
Opphold på området utover åpningstid
· Av sikkerhetsmessige årsaker MÅ arrangør ha oversikt over personer som oppholder seg på utstillingsområdet på kveld- og/eller nattestid. Disse vil bli registrert og lagt inn i beredskapsplanen, bl.a. i tilfelle brann/evakuering.
· Området er bevoktet fra torsdag 17. oktober kl. 21.00 til søndag 20. oktober kl. 18.00. Opphold på området utover dette skjer på eget ansvar.
Avfallshåndtering
· Utstiller er selv ansvarlig for å holde sin stand ryddig. Standen skal være fri for avfall før avreise.
· Stavsplassen stiller containere for restavfall og papp til disposisjon, og utstiller er forpliktet til å sortere sitt avfall i riktige beholdere.
· Dersom dette ikke overholdes, belastes utstiller med et straffegebyr pålydende kr. 1000,-.
Salg
· Stavsplassen SA forbeholder seg rett til salg av all varm mat, inkludert pølser, hamburgere, o.l., men det kan åpnes for salg av spesielle produkter, f.eks. smultringer.
· Ved for stort utbud av enkelte varer, vil Stavsplassen SA kunne innføre restriksjoner.
· Det er ikke lov å selge produktene popcorn, baconsnacks og sukkerspinn under Stavsmartn uten spesiell avtale.
Husk: Ved frambud av næringsmidler utenom fast utsalgssted skal virksomheten godkjennes. Under Stavsmartn kan egenmelding benyttes og ”Meldeskjema til Mattilsynet” .
Les her hva du må tenke på når du skal selge mat på arrangementer.
Forsikring
· Arrangøren tar ikke ansvar for utstillernes varer/utstyr.
· Utstillere må selv sørge for nødvendige forsikringer.
· Utstiller må rette seg etter eventuelle pålegg fra branntilsyn, arrangør og offentlige etater.
Opp/nedrigging av stand
· Alle utstillere må være ferdig rigget og i orden til åpningstid hver dag. Det blir restriksjoner for kjøring med bil på utstillingsområdet de siste to timene før åpning. Møt derfor i god tid!
· Utstiller skal ikke rigge ned standen før stengetid av hensyn til publikum som har betalt inngangspenger. Dersom dette ikke overholdes, belastes utstiller med et straffegebyr pålydende kr. 1000,-.
· Utstiller må selv besørge at alt utstyr fjernes.
· NB: Natt til mandag 21. oktober er det ikke nattevakt på området.
Nærmere Stavsmartn vil Stavsplassen SA sende ut et informasjonsbrev som inneholder blant annet prosedyre ved ankomst, standplassering, områdekart med plasseringer m.m. Stavsplassen SA forbeholder seg retten til å begrense antall utstillere.